.Office 365 – Teams – deel 2

.Microsoft 365

Microsoft heeft een complete cloud & device suite (bundel) genaamd: Microsoft 365. Microsoft 365 kan alleen als abonnement afgenomen worden en bestaat uit de volgende hoofdonderdelen:

 

  1. Office 365.
  2. Enterprise Mobility + Security (EMS).
  3. Windows 10.

Gedurende de komende tijd zal ik verschillende onderdelen van 1 van deze 3 hoofdonderdelen beknopt behandelen. De blog serie begint hier.

Teams

In de vorige Blog heb ik beknopt Teams toegelicht. Deze keer ga ik er iets dieper op in.

Microsoft beschrijft Teams als volgt:

Microsoft Teams is een samenwerkingsapp die u en uw team helpt om alles overzichtelijk te houden en om gesprekken te houden, en dat allemaal op dezelfde plaats.

Het samenwerken kan via Chat, Teams en Kanalen, Vergaderen, Bellen, Bestanden en Apps. Microsoft heeft veel introductie trainingen en documenten zoals:

  1. Snel aan de slag met Office.
  2. Video training voor Teams.
  3. Teams handleiding in PDF (download).

Chat

Via Chat kan er een 1-op-1 gesprek gevoerd worden maar ook een groepsgesprek, zowel met uw collega’s maar ook met externen, vergelijkbaar met Skype for Business. De Chat geschiedenis blijft bewaard, maar een Chat kan wel verborgen worden of u kunt uit een groepsgesprek gaan. U kunt bestanden delen en samen bewerken en ook Apps toevoegen in een Chat.

Via een Chat kunt u gewoon berichten naar elkaar sturen, maar het kan ook door elkaar te bellen via Teams, met of zonder video. U kunt een voicemail instellen voor het geval u een gesprek niet kunt beantwoorden.

Via Scherm delen kan een programma of het hele bureaublad gedeeld worden met de deelnemers in de Chat.

Dit alles is standaard onderdeel van Teams.

Teams en Kanalen

Een Team bevat een groep personen die samenwerken, bijvoorbeeld een afdeling, project of product. Een Team bevat minimaal één Kanaal. Een Kanaal heeft een Chat en Bestandslocatie. Alle Deelnemers kunnen deze zien en bewerken. Er kunnen nieuwe Kanalen aangemaakt worden door de Eigenaren van de Teams. Deelnemers kunnen geen Kanalen aanpassen. Een Eigenaar kan ook Tabbladen aanpassen, zoals toevoegen van Apps, documenten, formulieren en websites.

Een Team is Publiek of Privé. Publiek betekent dat alle collega’s zelf lid kunnen worden van het Team. Dit kan niet als een Team Privé is, dan kan alleen een Eigenaar andere collega’s toevoegen. Standaard zijn alle Kanalen beschikbaar voor de Leden. Maar het is ook mogelijk om een Privé Kanaal aan te maken, waardoor selectief collega’s toegang krijgen. Het is ook mogelijk om externen toegang te verlenen tot Teams en Kanalen.

Als u nog niet bekend bent met Teams zal het nog niet helemaal duidelijk zijn wat ik allemaal bedoel. U kunt introductie video’s bekijken, maar een adoptie traject is altijd aan te bevelen voordat uw bedrijf aan de slag gaat met Teams.

Vergaderen

In Teams is ook uw agenda gekoppeld, zoals in Outlook beschikbaar is. Vanuit Teams en ook Outlook kunt u een Teams vergadering plannen. Indien een externe gebruiker geen Teams heeft kan deze ook in een browser geopend worden, zonder dat de externe gebruiker een licentie benodigd heeft of Teams geïnstalleerd hoeft te zijn.

Ook is het mogelijk om per direct een vergadering te starten via “Nu vergaderen“.

Zodra een vergadering is begonnen kunnen er verschillende functies gebruikt worden. Zo kan de camera en microfoon in- of uitgeschakeld worden. Het is mogelijk om tekst berichten te sturen, bestanden te delen en bewerken en om Notulen te maken terwijl de vergadering loopt. Iedereen kan deze bijwerken en lezen. Het Whiteboard wordt gebruikt om te tekenen, als alternatief van de flip-over.

Er zijn speciale Teams Vergadertelefoons en Ruimte apparaten om het vergaderen nog makkelijker te maken. Voor een overzicht van de huidige beschikbare apparaten zie de Microsoft site.

Bellen

Het is mogelijk om de vaste telefonie te koppelen aan Teams, dit is onderdeel van Bellen, hiervoor is een aanvullende licentie benodigd. Dit heet Phone System en hiermee kunt u Teams koppelen aan het vaste telefonie netwerk (PSTN). Er zijn speciale Teams telefoons die ook aan het Phone System gekoppeld kunnen worden. Phone System is dus ook een cloud centrale (PBX). Als extra aanvulling kan een Teams Calling Plan aangeschaft worden, hiermee komt een vast telefoonnummer beschikbaar, waardoor het dus mogelijk is om alles compleet via Microsoft te regelen.

Bestanden

De optie Bestanden in de Teams App is bestemd voor OneDrive, uw eigen “Home” folder in de cloud. Ook is het hier mogelijk om externe bestandslocaties toe te voegen zoals DropBox of Google Drive. In het tabblad Bestanden ziet u ook uw recent geopende bestanden.

Apps

Apps zijn applicaties om het werk nog makkelijker te maken, functies toe te voegen of bestaande cloud applicaties te koppelen aan Teams. Apps kunnen aan uw eigen Teams App toegevoegd worden, maar ook in een Kanaal van een Team.

In deze blog ben ik in gegaan op de belangrijkste functies van Teams. Wilt u meer weten? U kunt dan contact met mij opnemen.